RO 
O pozitie in cadrul unui de departament de dispecerat pentru transport poate fi un job solicitant, cu multe provocari zilnice, care presupune multa responsabilitate si necesita de asemenea, si o buna organizare si concentrare. Aceasta pozitie in cadrul unei companii de transporturi este esentiala pentru buna desfasurare a activitatilor de transport. Dispecerul are o pozitie cheie in companie si este parte integranta a mecanismului de livrare a marfurilor, acesta fiind mereu in contact atat cu soferii, cat si cu clientii ce asteapta livrarea. Dispecerii sunt cei ce stiu in permanenta unde se afla camioanele, ce rute trebuie sa urmeze, de unde se vor colecta si unde se vor livra incarcaturile.
Jobul de dispecer de camioane poate deveni foarte solicitant in anumite instante, tocmai datorita faptului ca incheierea tranzactiilor se bazeaza pe capacitatea acestuia de a gestiona situatiile neprevazute ce pot aparea, ducand la bun sfarsit tranzactiile companiei.
Daca esti interesat de o astfel de pozitie in cadrul unei companii si vrei sa afli ce face un dispecer la o firma de transport, citeste randurile ce urmeaza. Vei afla detalii despre ce inseamna sa fii dispecer, ce contine fisa postului, dar si cateva sfaturi in functie de care, iti poti da seama daca acest job ti se potriveste.
Cuprins
1. Dispecer transport atributii - ce presupune acest job?
2. Fisa postului unui dispecer de transport
2.1 Cerintele necesare aplicarii pentru un job de dispecer
3. Ce calitati trebuie sa aiba un dispecer de transport ?
4. Sfaturi despre cum iti poti imbunatati performanta ca dispecer
1. Dispecer transport atributii - ce presupune acest job?
Un dispecer de transport (coordonator logistic sau coordonator de transport) este responsabil pentru coordonarea și programarea transportului pentru o companie sau organizatie. Rolul unui dispecer de transport implica mai multe responsabilitati cheie, precum: comunicarea cu soferii, programarea ridicarilor si livrarilor de marfa, gestionarea logisticii, urmarirea transporturilor pe rutele destinate, gestionarea documentelor de transport, dar si gestionarea situatiilor de urgenta inevitabile.
In alte cuvinte, dispecerii de camioane au rolul crucial de a pune la punct si gestiona programele soferilor, astfel incat marfurile sa ajunga in timp util la destinatie. Dispecerii sunt cei care monitorizeaza progresul livrarii in curs si ajuta la rezolvarea diferitelor situatii ce pot aparea pe ruta unui transport (avarii tehnice ale vehiculului, drumuri blocate, intarzieri in trafic sau probleme la livrarea finala).
Pe langa aceste responsabilitati, tot dispecerul este cel ce se ocupa si de evidenta tuturor cheltuielilor de transport: costurile de combustibil, diferitele taxe de drum, kilometrajul vehiculului, dar si eventualele costuri de reparatii.
Alte documente ce intra in aria de responsabilitate a dispecerilor sunt cele cu privire la informatiile de expediere si livrare a marfurilor, pe care dispecerul trebuie sa le indexeze, in cazul in care va fi nevoie sa le transmita destinatarului.
Exista situatii si companii care pun in fisa de post a dispecerilor responsabilitatea de a recruta noi soferi pentru transporturi, in cazul in care exista un volum de munca mult prea mare si personalul este insuficient.
2. Fisa postului unui dispecer de transport
In ceea ce priveste indatoririle aflate pe fisa postului unui dispecer, acestea includ:
comunicarea constanta cu soferii si clienții pentru a coordona livrarile si ridicarile de marfuri;
programarea si planificarea rutelor pentru transportul eficient si la timp al marfurilor;
gestionarea logisticii si optimizarea capacitatii de incarcare;
urmarirea expedierilor si furnizarea actualizarilor privind starea acestora;
mentinerea inregistrarilor si a documentelor corecte pentru conformitate și facturare;
gestionarea situatiilor si urgentelor neasteptate, cum ar fi intarzierile in trafic sau avariile vehiculelor;
revizuirea jurnalelor de transport ale soferilor pe care ii directioneaza;
monitorizarea si gestionarea inventarului;
propunerea si cautarea in permanenta a modalitatilor de imbunatatire a eficientei si de reducere a costurilor;
cunoasterea reglementarilor si cerintelor de conformitate specifice industriei transporturilor, pentru a le putea implementa in activitatea de zi cu zi;
capacitatea de a lucra sub presiune, de a duce la bun sfarsit mai multe sarcini simultan si de a gestiona mai multe prioritati.
2.1 Cerintele necesare aplicarii pentru un job de dispecer
Pana acum s-au detaliat responsabilitatile pe care le are o pozitie in departamentul de dispecerat camioane, iar in randurile urmatoare vom detalia exact care sunt cerintele pe care o companie din domeniu le poate avea, pentru a-ti permite sa aplici la un astfel de job:
diploma de liceu si de bacalaureat;
diploma de licenta;
experienta minima de lucru intr-o companie similara, pe aceiasi pozitie;
experienta minima de lucru in departamente de relatii cu clientii;
experienta de lucru in programe software specifice pentru managmentul transporturilor;
experienta de lucru in programe de software de baza, precum Microsoft Office;
experienta de lucru in programe de generare a facturilor de marfa;
capacitatea de a organiza si programa rutele si itinerarile soferilor;
capacitatea de a monitoriza jurnalele de transport al soferilor;
capacitatea de lucru in echipa, abilitati bune de comunicare si gestionare a timpului sub presiune.
3. Ce calitati trebuie sa aiba un dispecer de transport ?
Jobul de dispecer de transport inseamna mult mai mult decat a putea raspunde la cateva apeluri si de a directiona soferii in anumite situatii. De aceea, pentru a putea gestiona situatiile neprevazute intr-o maniera care sa aiba intotdeauna un deznodamant in favoarea companiei si a clientului, dispecerul trebuie sa fie o persoana care sa inteleaga exact nevoile celorlalti si sa actioneze in consecinta, cat mai eficient din punct de vedere al timpului si costurilor.
Exista cateva calitati pe care un bun dispecer de transporturi ar trebui sa le detina, in cazul in care isi doreste sa aplice pentru un astfel de job:
sa fie organizat;
sa aiba o buna putere de concentrare;
sa aiba capacitatea de multi-tasking si sa fie atent la detalii;
sa se poata adapta in functie de situatiile in care se afla;
sa aiba bune abilitati de comunicare si socializare, precum si de a lucra in echipa;
sa fie o persoana empatica, care sa aiba compasiune si sa inteleaga nevoile si punctul de vedere al celor cu care interactioneaza;
sa aiba capacitatea de a-si controla foarte bine emotiile si impulsurile;
sa aiba capacitatea de a lua decizii corecte si potrivite in situatii de presiune.
Aceste abilitati sau calitati pe care un bun dispecer de transporturi ar trebui sa le aiba sunt esentiale atunci cand, zilnic, esti nevoit sa lucrezi cu diferite categorii de persoane, fiecare avand nevoi si cerinte specifice, iar tu trebuie sa gasesti modalitati de a veni in intampinarea acestora cu cele mai bune solutii, in timp util. Capacitatea de a anticipa exact de ce anume are nevoie un client si de actiona in consecinta este una dintre cheile succesului in acest domeniu al transporturilor.
De asemenea, acest job te poate pune in fata unor situatii extreme, stresante si cu incarcatura emotionala. Abilitatea de a ramane calm sub presiune si de a putea lua decizii sub influenta ratiunii, nu a impulsurilor, este iarasi un mare factor de influenta al succesului. Esti nevoit sa gestionezi situatii asupra carora nu ai control in totalitate, iar asta inseamna ca trebuie sa te adaptezi si sa fii flexibil, pentru a gasi intotdeauna cele mai bune solutii, in primul pentru clientul ce trebuie multumit, dar si pentru companie.
4. Sfaturi despre cum iti poti imbunatati performanta ca dispecer
Daca lucrezi in domeniul dispeceratului de transporturi si esti in cautare de sfaturi sau trucuri despre cum ai putea sa devii mai bun la jobul tau, urmatoarele randuri sunt pentru tine. Am pregatit o lista de recomandari care te-ar putea ajuta sa-ti imbunatatesti performantele ca si dispecer:
Fa o prioritate din a-ti cunoaste colegii care se ocupa propriu-zis de transporturi - pe langa faptul ca dispecerii sunt in constanta legatura cu soferii, daca depui un efort minimal sa relationezi cu ei la nivel personal, vei observa ca lucrurile vor incepe sa functioneze mai lin si la nivel profesional, deoarece vei consolida o relatie bazata pe incredere, iar ei te vor aprecia mai mult.
Fii increzator in abilitatile tale - poate suna a cliseu, dar cele mai potrivite persoane pentru a fi dispeceri de transport sunt cele ce au o incredere naturala in propriile forte si abilitati. Bineinteles, increderea se construieste si pe parcurs, cu acumularea experientelor si rezolvarea situatiilor dificile, dar un mod de gandire pozitiv este intotdeauna un avantaj.
Mergi pe teren - desi poate parea ceva in afara responsabilitatilor tale, o cursa de tranport te poate ajuta sa ai o mai buna intelegere asupra procesului propriu-zis. Te va ajuta foarte mult sa empatizezi cu soferii si sa iti imbunatatesti modul de comunicare.
Fii deschis la sugestii - creeaza un canal de comunicare deschis intre tine si soferii pe care ii coordonezi, astfel incat sa imbunatatesti fluxul de informatii. Pe langa faptul ca trebuie sa fii deschis la feedback, trebuie sa fii dispus sa pui in aplicare sugestiile venite din partea lor, iar asta insemna ca ei se vor simti mult mai valorosi in cadrul companiei.
Nu pune presiune inutila pe soferii pe care ii cordonezi prin planificarea unor livrari care sunt destinate esecului - aceste livrari sunt cele planificate in ultimul moment, ce au termene stranse si care nu ofera deloc soferului flexibilitate sau marja de eroare. Nu iti face asteptari nerealiste si nu pune in pericol relatiile cu clientii, ci cauta sa planifici din timp livrarile, astfel incat transporturile sa ajunga in timp util la destinatie.
Fii cat se poate de organizat - capacitatea de organizare a sarcinilor pe care le ai de indeplinit este cruciala pentru acest job. Poti fi intrerupt sau distras foarte usor de la ceea ce faci, de aceea este esential sa iti notezi in detaliu tot ce ai de realizat in ziua respectiva, dar si in urmatoarele zile, pentru a-ti putea verifica progresul si pentru a-ti aminti daca ai uitat ceva.
Daca esti nou in acest domeniu si te gandesti serios sa faci o cariera in transporturi, atunci trebuie sa stii ca exista mai multe moduri prin care te poti forma ca dispecer. Exista cursuri de formare pe care le poti urma pentru a te pregati ca dispecer de camioane, unde vei invata despre programele software folosite in aceasta industrie, despre ce presupune expedierea camioanelor, despre gestionarea lantului de aprovizionare, precum si alte detalii esentiale domeniului. Desi exista si companii care ofera programe de instruire in cadrul intern, ai intotdeauna optiunea de a obtine o diploma de asociat in transport, logistica sau orice alt domeniu conex transporturilor.
In concluzie, un dispecer de camioane joaca un rol critic intr-o companie sau organizatie, deoarece este responsabil pentru coordonarea, programarea si logistica transportului, precum si de comunicarea cu soferii, urmarirea transporturilor si gestionarea situațiilor de urgență. Acest job vine la pachet cu o multitudine de responsabilitati, dar si satisfactii pe masura.
Sursa foto: Pexels.com
